Selbstmanagement mit To-do-Listen: Struktur statt Stress

Sie kleben am Kühlschrank, füllen Notizbücher oder werden im Handy abgespeichert: To-do-Listen navigieren viele Menschen durch den Alltag und helfen, das Gedächtnis zu entlasten. Doch manchmal haben sie genau das Gegenteil zur Folge.

To-do-Listen seien generell sinnvoll, sagt Arbeits- und Organisationspsychologin Tabea Scheel. Die Professorin an der Europa-Universität Flensburg warnt jedoch vor unerwünschten Effekten: "Listenschreiben kann zu Prokrastination führen. Statt Aufgaben zu erledigen, wird die Liste ständig aktualisiert und verlängert", erläutert Scheel. Das Gefühl viel zu viel erledigen zu müssen, könne dann Stress verursachen, so die Psychologin.

Davor warnt auch Diplom-Psychologin Ilona Bürgel aus Dresden: Es sei häufig eine Illusion zu glauben, mit To-do-Listen die eigene Zeit effektiver managen zu können. "Wir nehmen uns unrealistisch viel vor, das gibt uns das Gefühl, immer weniger Zeit zu haben", sagt sie. Um in dieser 'kürzeren' Zeit mehr zu schaffen, nutzen viele dann To-do-Listen. So entehe ein Teufelskreis.

Frust entstehe zudem durch den sogenannten Zeigarnik-Effekt, so Ilona Bürgel: "Das Gehirn merkt sich am liebsten Unerledigtes." Die Psychologin rät dazu, häufiger mal auf die To-do-Liste zu verzichten und auf das eigene Gedächtnis und Netzwerk zu vertrauen. Man sollte sich häufiger klarmachen, wie abhängig man von Listen sei.

Sie selbst entschied sich vor ein paar Jahren ohne Listen zu leben. Anfangs hatte sie große Angst vor einem Kontrollverlust. Zu ihrer Überraschung fühlte sie sich nach kurzer Zeit aber viel konzentrierter und lernte, sich mehr auf ihr Umfeld zu verlassen. Immer dann, wenn man glaube, es gehe nicht ohne Liste, solle man mindestens mal einen Tag verzichten und sich im Job oder Alltag nur auf die Aufgaben konzentrieren, die wirklich wichtig sind und in den eigenen Aufgabenbereich fallen, rät die Psychologin.

Ein Leben ohne Listen? Für manche scheinbar undenkbar. In den sozialen Medien outen sich viele Menschen als Listen-Junkies und zelebrieren das gute Gefühl, Punkte auf der Liste abhaken zu können. Es gibt zahlreiche Tipps, wie man eine ideale To-do-Liste schreibt. Zum Beispiel die "3-2-1-Regel". Danach kommen auf eine gute To-do-Liste drei Dinge, die am Tag unbedingt erledigt werden müssen, zwei Dinge, die optional erledigt werden können und eine Sache, auf die man sich am Ende des Tages freut.